Administração de instituições espíritas

Ao administrar uma instituição espírita, precisamos atentar para as orientações da Doutrina Espírita, para técnicas administrativas que vêm sendo aplicadas com êxito em outras organizações, quer sejam ou não sejam espíritas. Além disso, é necessário levar em conta disposições normativas do país, do estado e do município onde se localiza a instituição e que sejam aplicáveis às instituições que dirigimos.

Do ponto do vista das técnicas utilizadas com êxito atualmente, destacamos s análise SWOT- Strengths, Weakness, Opportunities and Threats também chamada FOFA – Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças é um instrumento utilizado para planejamento estratégico ou seja uma ação que visa conhecer a instituição, os seus aspectos internos, como forças fraquezas e seus aspectos externos como oportunidades e riscos ou ameaças.

É um procedimento simples e que deve ser adotado pelas instituições espíritas: inicialmente, reflete-se em cada aspecto interno; sobre as forças, as fraquezas e depois reflete-se sobre os aspectos externos sobre as oportunidades e os riscos que o ambiente (a realidade externa) oferece.

Feito isto, pensa-se em como manter a força, em desenvolvê-la, em como trabalhar para superar as fraquezas; depois pensa-se em aproveitar as oportunidades e administrar as ameaças, em reduzir os riscos e posicionar-se diante de um ambiente que possui alguns fatores prováveis outros que são imprevistos.

Após essas reflexões, as pessoas passam a enxergar o que precisa ser feito para melhorar a instituição, intensificar ações para atingir o objetivo institucional ou melhorar a qualidade do que já é praticado. A partir daí, pode-se visualizar que planos de ação ou que realizações, quais os trabalhos ou projetos podem atender as suas necessidades e fazer com que a instituição cumpra sua missão da maneira melhor possível da maneira mais eficiente possível.

Nas ações e nos projetos procura-se envolver as pessoas, fazer com que as pessoas assumam responsabilidades em torno daqueles temas, se sintam responsáveis pelos projetos.

É natural que em um primeiro momento não se consiga padrinho para todos os projetos. Alguns projetos podem ficar inicialmente órfãos. Não há motivo para preocupações. O gestor principal ou outro gestor que possua habilidade, deverá “garimpar” no meio espírita pessoas que tenham capacidade e queiram assumir a gestão desses projetos.

Na sequência, deve-se ensinar as pessoas a gerenciar projetos. Deve-se mostrar às pessoas como fazer para gerenciar um projeto. Esse ensino deve utilizar as melhores técnicas pedagógicas, incluindo técnicas dialogadas e participativas.

Inicialmente cada gestor voluntário deve ter uma equipe com quem tenha afinidade, uma equipe que participe da gestão do projeto, que se comprometa com aqueles objetivos de cada projeto e que disponibilize uma parte do seu tempo para contribuir com a evolução daquele projeto. É recomendável que cada pessoa voluntária disponibilize uma quantidade de horas por semana para trabalhar no projeto e nas ações. Deve-se conscientizar cada um que se houver falhas em uma semana, que a próxima semana não fique sem atuação. Não é aconselhável que o trabalhador deixe de atuar no projeto por mais de duas semanas.

O gestor do projeto ele deve refletir com o grupo sobre o objetivo do projeto ou das ações definidas no planejamento estratégico. Em seguida, traça-se um roteiro de ações. Individualmente, as pessoas devem assumir compromissos, tarefas, de acordo com suas possibilidades, com o tempo que disponibilizaram para realizar o trabalho, com suas aptidões e afinidades.

Em seguida, o gestor nomeia um participante para acompanhar a evolução daquelas ações que compõem o projeto, ao longo do tempo. As ações devem ter um tempo definido; um tempo para que as pessoas realizem as tarefas. Buscando que os projetos sejam concluídos dentro daquele prazo. Tais prazos, principalmente dentro do Espiritismo não devem ser muito apertados porque a exiguidade do tempo pode inviabilizar a realização de um projeto e causar frustração.

Deve-se portanto realizar um planejamento que preveja uma certa folga além daquele tempo que as pessoas disponibilizaram de tantos dias por semana de tantas horas por semana para dedicarem-se para administrar imprevistos.

Os gestores farão reuniões periódicas para incentivar e acompanhar o desenvolvimento de projetos. Para isso, as ações devem ser anotadas em planilha. Essas anotações serão feitas de forma organizada, sequenciada, para a realização de cada projeto. Serão anotados os nomes dos responsáveis e o prazo previsto para realização de cada ação.

O gestor poderá indicar um responsável pelo acompanhamento das ações que estará sempre em comunicação com os responsáveis e dará notícias ao presidente da instituição periodicamente, para adoção de ações quando se fizer necessário.

Após um dado período, digamos seis meses ou um ano, as pessoas devem apresentar a evolução e os resultados dos projetos na reunião de administração espírita, onde se avalia os trabalhos e faz-se nova programação de ações. Ou seja, as pessoas vão avaliar o que foi definido no planejamento estratégico.

Então as pessoas voltam verificam as conquistas, os ajustes necessários para um novo ciclo de planejamento estratégico, de geração de novas ações, de projetos, bem como lições que ficaram nessas ações. Além disso é importante também que se divulgue os bons resultados os casos de sucesso. Aprendemos dos dois lados quando: quando não se conseguiu realizar, a gente faz uma análise individual sem acusações e divulga os casos de sucesso que servem como referência para novas ações para novos projetos

Em suma:

As instituições espíritas têm como objetivo estudar, praticar e divulgar a doutrina espírita codificada por Allan Kardec.

Para cumprimento dessa missão é necessário:

a) definir projetos e ações apropriados para o atingimento dos objetivos.

b) fazer um exercício de conhecimento da instituição, dos recursos disponíveis, dos voluntários, da disponibilidade de tempo desses voluntários.

c) “medir” a quantidade das ações necessários e a quantidade de mão de obra (voluntário x hora) e outros recursos disponíveis (essa medição, pode ser feita comparando-se visualmente duas relações – relação dos projetos a realizar e dos recursos disponíveis).

d) definir projetos e ações

e) relacionar projetos e ações à mão de obra disponível

f) negociar com os voluntários assunção de tarefas para cumprimento das ações

g) incentivar e capacitar os voluntários

h) definir gestores de cada projetos

i) divulgar relação de projetos “órfãos” e continuar tentando obter mão de obra.